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Mit dem Projekt darf erst begonnen werden, wenn euer Projekt eine Bewilligung erhalten hat (Zuwendungsbescheid). Es ist also z.B. nicht möglich, vorher schon Verträge abzuschließen und Ausgaben zu tätigen. In dieser Zeit könnt ihr euch aber trotzdem Gedanken zu eurem Projekt und den nächsten Schritten machen. Dafür könnt ihr in unsere Tipps zur Projektplanung (PDF-Dokument) reinschauen.
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Nach der Bewilligung eures Antrags kann euer Träger die Fördermittel über die ProDaBa anfordern. Wenn das Geld beim Träger eingegangen ist, muss es innerhalb von sechs Wochen ausgegeben werden. Geld, das nicht ausgegeben wurde, muss sofort zurückgezahlt werden. Es ist daher besser, wenn der Träger die Fördermittel nach Bedarf in mehreren Etappen anfordert. Die letzte Möglichkeit zur Mittelanforderung ist der 15. November 2023. Zu diesem Datum muss die Mittelanforderung spätestens bei der gsub mbH eingegangen sein. Zu einem späteren Zeitpunkt ist es nicht mehr möglich, Mittel anzufordern.
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Achtet zusammen mit dem Träger von Anfang an darauf, dass ihr immer alle Originalbelege aufhebt, also z.B. Rechnungen, Teilnehmendenlisten, Beleglisten usw. Die Belege müssen fünf Jahre lang bei eurem Träger aufgehoben werden, da es sein kann, dass in diesem Zeitraum geprüft wird, wie genau die Fördermittel ausgegeben wurden.
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Um auf euer Projekt aufmerksam zu machen, erhaltet ihr ein Öffentlichkeitsarbeits-Kit, dort findet ihr Vorlagen und Logos. Wenn ihr Werbung für euer Projekt macht, muss sichtbar sein, dass es Teil des Zukunftspakets für Kultur, Bewegung und Gesundheit ist.
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Ab jetzt könnt ihr richtig loslegen. Führt am besten ein Projekttagebuch, in dem ihr eure Treffen und Aktivitäten vermerkt und wer, wann dabei war. Um den Überblick über eure Finanzen nicht zu verlieren, notiert ihr bestenfalls bereits bei der Umsetzung die tatsächlichen Ausgaben in einer Liste und gleicht diese regelmäßig mit den bewilligten Ausgaben im Finanzplan ab. Der antragstellende Träger kann eine solche Liste in der Datenbank im Modul Belegnachweis herunterladen und euch zur Vorbereitung seiner Abrechnung zur Verfügung stellen.