Welche Anforderungen bestehen an Belege für Ausgaben bzw. Zahlungen?
Für jede Ausgabe bzw. Zahlung, die geltend gemacht wird, ist ein Beleg vorzuhalten. Diese Belege bestehen bei Bar- und EC-Zahlung aus der quittierten Rechnung bzw. dem Kassenbon, ansonsten aus der Rechnung, zahlungsbegründenden Unterlagen und dem Zahlungsbeleg (Kontoauszug). Als Beleg einer Ausgabe werden im gegebenen Fall auch PayPal-Ausdrucke anerkannt. Wird zur Zahlung eine EC-Karte genutzt, muss bei bargeldloser Erstattung ein Kontonachweis des ursprünglich mit der Zahlung belasteten Kontos vorgelegt werden. Der Nachweis der Erstattung vom Konto muss nachvollziehbar sein.
Bei Barerstattung muss ein Quittungsbeleg zur Verrechnung erstellt werden.
Ein Beleg muss grundsätzlich folgende Angaben beinhalten (bei einigen Supermärkten wird nur auf Aufforderung ein Bon mit MwSt. erstellt):
• Name und Anschrift des Lieferanten (Wo wurde es gekauft?)
• Ausstellungsdatum der Rechnung (Wann wurde es gekauft?)
• Umfang und Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung (Was wurde gekauft?)
• Aufschlüsselung des Nettoentgelts nach Steuersätzen (auf manche Waren werden 19% Mehrwertsteuer erhoben, auf andere 7%)
• Umsatzsteuersatz bzw. Hinweis auf Steuerfreiheit (z. B. Kleinunternehmerregelung)
• Betrag der Umsatzsteuer; bei Belegen unter 250 € reicht die Formulierung: „Dieser Betrag enthält x% MwSt.“
Belege ab 250 € (d. h. inkl. MwSt.) müssen zudem beinhalten:
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Wer hat eingekauft?)
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID-Nummer des Lieferanten
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, wenn nicht mit Rechnungsdatum identisch
Bei Barzahlungen bestätigt der:die Lieferant:in auf der Rechnung, den Rechnungsbetrag erhalten zu haben (quittierte Rechnung). Skonti und Rabatte sind in jedem Fall kenntlich zu machen und – soweit eingeräumt – in Anspruch zu nehmen. Bei der Belegerfassung ist darauf zu achten, dass der Zahlungsgrund ausreichend und nachvollziehbar benannt ist. Statt Allgemeinbegriffe wie „Material“ oder „Einkäufe“ sind beispielhafte Einzelnennungen vorzunehmen, die auf den wesentlichen Zahlungsgrund schließen (bei einem Kassenbon mit mehreren Artikeln z. B. durch Angabe von 2-3 Artikeln).