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Der Verwendungsnachweis muss innerhalb von 3 Monaten nach Projektende über das Web-Portal ProDaBa eingereicht sowie postalisch der gsub mbH übermittelt werden.
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Der Verwendungsnachweis besteht aus einem Sachbericht sowie einem Finanzbericht inklusive Belegliste. Der Verwendungsnachweis ist ebenso wie der Antrag und die Mittelanforderungen über das Web-Portal ProDaBa zu erstellen. Entsprechende Anleitungen werden zu den jeweiligen Projektzeitpunkten zur Verfügung gestellt.
Eine Handlungsanleitung zum Verwendungsverweis sowie weitere Anleitungen finden Sie unter „Material und Formulare“ auf unserer Website.
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Im Sachbericht wird abgefragt, wie viele Kinder und Jugendliche bei Ihrem Projekt beteiligt waren und erreicht wurden, wie häufig Treffen der Planungsgruppe oder Veranstaltungen mit Teilnehmenden stattgefunden haben und wie lange diese gedauert haben. Zudem werden Sie gefragt, wie viele Kinder und Jugendliche sich in einer Risikolage befinden und wie viele der jungen Menschen einen Fluchthintergrund haben (Schätzungen). Weiterhin wird nach der Altersgruppe und dem Geschlecht der jungen Menschen gefragt. Außerdem schätzen Sie ein, inwiefern die in Ihrem Projekt angestrebten Beteiligungsziele erfüllt wurden und ob Beteiligung ausgebaut werden konnte.
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Sie können Ihre Ausgaben und Einnahmen fortlaufend im Web-Portal ProDaBa im Modul „Belegnachweis“ eingeben. Die unterjährig eingetragenen Daten werden am Ende zum Finanzbericht zusammengetragen.
Ausführlichere Informationen dazu finden Sie in der Handlungsanleitung zum Belegnachweis (PDF-Dokument).
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Bitte bewahren Sie Ihre Originalbelege vor Ort auf. Diese können stichprobenartig angefordert werden. Bei einer Stichprobe scannen Sie die Belege ein und laden sie in ProDaBa hoch.
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Für jede Ausgabe bzw. Zahlung, die geltend gemacht wird, ist ein Beleg vorzuhalten. Diese Belege bestehen bei Bar- und EC-Zahlung aus der quittierten Rechnung bzw. dem Kassenbon, ansonsten aus der Rechnung, zahlungsbegründenden Unterlagen und dem Zahlungsbeleg (Kontoauszug). Als Beleg einer Ausgabe werden im gegebenen Fall auch PayPal-Ausdrucke anerkannt. Wird zur Zahlung eine EC-Karte genutzt, muss bei bargeldloser Erstattung ein Kontonachweis des ursprünglich mit der Zahlung belasteten Kontos vorgelegt werden. Der Nachweis der Erstattung vom Konto muss nachvollziehbar sein.
Bei Barerstattung muss ein Quittungsbeleg zur Verrechnung erstellt werden.
Ein Beleg muss grundsätzlich folgende Angaben beinhalten (bei einigen Supermärkten wird nur auf Aufforderung ein Bon mit MwSt. erstellt):• Name und Anschrift des Lieferanten (Wo wurde es gekauft?)
• Ausstellungsdatum der Rechnung (Wann wurde es gekauft?)
• Umfang und Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung (Was wurde gekauft?)
• Aufschlüsselung des Nettoentgelts nach Steuersätzen (auf manche Waren werden 19% Mehrwertsteuer erhoben, auf andere 7%)
• Umsatzsteuersatz bzw. Hinweis auf Steuerfreiheit (z. B. Kleinunternehmerregelung)
• Betrag der Umsatzsteuer; bei Belegen unter 250 € reicht die Formulierung: „Dieser Betrag enthält x% MwSt.“
Belege ab 250 € (d. h. inkl. MwSt.) müssen zudem beinhalten:• Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Wer hat eingekauft?)
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID-Nummer des Lieferanten
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, wenn nicht mit Rechnungsdatum identisch
Bei Barzahlungen bestätigt der:die Lieferant:in auf der Rechnung, den Rechnungsbetrag erhalten zu haben (quittierte Rechnung). Skonti und Rabatte sind in jedem Fall kenntlich zu machen und – soweit eingeräumt – in Anspruch zu nehmen. Bei der Belegerfassung ist darauf zu achten, dass der Zahlungsgrund ausreichend und nachvollziehbar benannt ist. Statt Allgemeinbegriffe wie „Material“ oder „Einkäufe“ sind beispielhafte Einzelnennungen vorzunehmen, die auf den wesentlichen Zahlungsgrund schließen (bei einem Kassenbon mit mehreren Artikeln z. B. durch Angabe von 2-3 Artikeln).
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Im Bundesprogramm existiert keine Vorlage für eine Teilnehmendenliste, da das Führen von Teilnehmendenlisten nicht verpflichtend ist. Für die Projekt- und auch Ausgabendokumentation bietet sich jedoch grundsätzlich das Führen von Teilnehmendenlisten an. Entsprechende Dokumente können Sie gern eigenverantwortlich erstellen.
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Nicht benötigte Fördermittel müssen unverzüglich zurückgezahlt werden, um Zinsforderungen zu vermeiden.
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Ja, es wird einheitlich eine Verwaltungspauschale in Höhe von 7 % der zuwendungsfähigen Gesamtausgaben gewährt.
Mit der Verwaltungspauschale sind folgende Ausgaben abgegolten:
- Ausgaben der übergeordneten Leitung, Steuerung und Kontrolle durch Abteilungs-, Bereichs- und Geschäftsleitungen, Geschäftsführer:innen oder Vorstandsmitglieder
- Ausgaben für Aufgaben der Buchhaltung und Personalabteilung
- Ausgaben für Kommunikation per Telefon, E-Mail, Internet, Briefkorrespondenz und Porto
- Ausgaben für Büro- und IT-Ausstattung der Organisation inklusive Wartung
- Ausgaben für Büromaterial sowie sonstiges Verbrauchsmaterial
- Arbeitgeberkosten aus Berufsgenossenschaftsbeiträgen und Personalkostenumlagen
- Mieten für Büro- und Verwaltungsräume sowie Verkehrsflächen inklusive Reinigung
- Versicherungen
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Reduzieren sich die Gesamtausgaben, reduziert sich entsprechend die Verwaltungspauschale.
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Sollten Ihnen innerhalb Ihres Zuwendungsbescheids unter Punkt 3.1 Auflagen erteilt worden sein, so ist zur entsprechenden Stellungnahme und Auflagenerfüllung das Menü „Auflagen“ im Web-Portal ProDaBa zu nutzen. Lesen Sie dazu bitte die Handlungsanleitung zur Auflagenerfüllung (PDF-Dokument).